Confidentialite / gestion informatique des contacts

Bienvenue dans un monde meilleur. RAJR a changé d’outil informatique pour la gestion de ses contacts en 2007. L’heure du web et de l’information partagée (avec limite) a sonné !

La confidentialité de vos coordonnées personnelles en dehors du cadre des activités de l’association est toujours respectée.

Memotoo va nous faciliter la vie dans la gestion de l’association et la justesse des informations, vous que c’est vous, adhérent, qui allez les saisir 😉


C’est quoi Memotoo ?

Memotoo est l’équivalent du carnet d’adresse d’Outlook mais sur le net avec 2 avantages

— permet un travail collaboratif
— on peut demandez aux contacts de mettre à jour leurs informations.

L’accès aux informations est protégé par un login et un mot de passe et ne sont pas accessibles, par un tiers, via google ou un autre moteur de recherche.

Memotoo est un service payant (mais pas trop ;-), français, sécurisé et indépendant des grands acteurs du net. Il est déclaré à la CNIL. Vous pouvez essayer Memotoo gratuitement jusqu’à 40 contacts pour savoir comment seront gérées vos informations. Et surtout, le prestataire est réactif, prends en compte nos demandes, passe du temps à répondre à nos questions,…
Politique de confidentialité de memotoo
Plus d’informations ici
Demo
Attention : liens en anglais

A quoi sert Memotoo ?

C’est le gestionnaire de contact de l’association et permet :
- la gestion des coordonnées des membres et des contacts de l’association (administration, fournisseurs, partenaires, …)
- partage des informations entre les membres actifs RAJR
- gestion des contacts par groupes (liste des adhérents, liste des inscrits à un GN, etc …)
- mailing vers les groupes de contact
- historisation des participants à nos activités
- listing joueur pour la déclaration assurance FédéGN
- NewsLetter RAJR
- …


Qui gère Memotoo :

Memetoo est géré par :
- Les Membres actifs (Ces derniers sont les seuls à avoir les droits en consultation et/ou écriture)
— le bureau,
— les membres du conseil d’administration
— les organisateurs gérant les inscriptions de nos activités RAJR.

- Vous même, en gérant vos informations personnelles (vous aurez un accès exclusif à votre fiche de contact et uniquement à celle ci) à chaque fois que
— vous en faites la demande auprès du gestionnaire auprès du secrétaire de l’association
— vous recevez une demande memotoo de mise à jour / correction de vos données à l’occasion d’une inscription à nos activités


Qu’est ce que je fais

Pourquoi je dois saisir les informations alors que j’ai déjà renvoyé une fiche d’inscription / une fiche d’adhésion ?
- C’est votre première action en tant que membre RAJR. Avec cette saisie vous facilitez le travail administratif de RAJR (ce qui nous permet de consacrer plus de temps à la création des GN).
- Avec une saisie à la source, vous avez le contrôle et un droit de regard sur vos informations personnelles. On évite des erreurs dues à la recopie manuelle.
- Nous n’avons pas de formulaire en ligne qui nous permettrait d’éviter cette saisie en double ou triple (memotoo, fiche adhésion, fiche inscription) [Nous recherchons des adhérents qui souhaitent mettre au service de l’association leurs compétences informatiques en la matière].

Quand je reçois une invitation Memotoo ?

Selon votre degré d’implication dans l’association, vous avez plus ou moins d’informations obligatoires ou non, à saisir :

Champ Adhérent Membre Actif Utilisation
Nom et Prénom O O
Email O O Correspondance avec RAJR
Téléphones mobile et/ou fixe O O Contact en cas d’urgence
Date de naissance O O Déclaration assurance FédéGN
Photo R O pour mieux vous reconnaître 😉
Coordonnées postales R O permet de vous localiser
Titre / Fonction = Profession N O Déclaration CM préfecture
Informations complémentaires = Lieu de naissance N O Déclaration CM préfecture
Autres informations N N A votre discrétion

- O = Obligatoire
- R = Recommandé
- N = Optionnel

L’ensemble de ces informations sont sur le premier onglet « Domicile« .

Le nom, prénom, email sont renseignés à la création de la fiche par le membre actif qui initie votre fiche de contact. RAJR n’utilise plus de courrier postal pour la correspondance avec ses membres aussi votre email est indispensable.

Votre photo doit être inférieure à 500 ko. Si vous avez un soucis d’ordre technique pour la mettre -> contactez le secrétaire

Pour les joueurs, les champs « Obligatoires » de l’adhérent sont indispensables pour participer à nos activités. Si vous ne souhaitez pas que vos informations personnelles soient gérées de cette manière par l’association (et c’est votre droit) ; vous ne pourrez malheureusement pas vous s’inscrire à nos activités

Si vous êtes en liste d’attente, vous serez référencé comme tel avec votre nom, prénom et email


Durée de conservation

La durée minimale de conservation des données est l’année en cours + l’année précédente. Vous pouvez demander au secrétaire une invitation de mise à jour de votre fiche ainsi vous pourrez supprimer les informations que vous ne souhaitez pas laisser dans notre base de contact. Nous vous demandons de laisser au minimum votre nom et prénom afin de garder une trace de votre participation à nos activités.

Merci d’avance.


Confidentialité

Les informations, obligatoires, recueillies sont indispensables pour votre adhésion et la participation à nos activités et à la vie de l’association. Elles font l’objet d’un traitement informatique sous www.memotoo.fr et sont destinées à l’administration de l’association. Seuls les membres actifs y ont accès. Les adhérents « simples » (un joueur 😉 n’y ont pas accès en dehors de leur fiche individuelle.

En application des articles 39 et suivant de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent.

Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au secrétaire de l’association, dont les coordonnées figurent sur notre site Internet dans la page CONTACT.

Les données recueillies ne seront ni cédées, ni données ni échangées à d’autres associations, partenaires commerciaux ou d’autre personnes morales. Elles ne seront utilisées que dans le cadre de l’activité de l’association RAJR.

Ce fichier n’est pas déclaré à la CNIL car cette dernière dispense de déclaration les fichiers de membres et donateurs d’associations